Codice Etico

1.     PREMESSE

Il presente Codice Etico esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli   affari e delle attività aziendali assunti dai componenti della società, dai dipendenti – dirigenti e non – nonché, in genere, da quanti si trovino a svolgere – in nome o per conto di Archidata S.r.l. ed anche in conseguenza di un rapporto di collaborazione a progetto, di prestazione di opera professionale o di stage – una o più attività a rischio.

 Il codice ingloba una serie di principi cui è improntata l’intera attività della società. La mission di Archidata è l’affiancamento alla Pubblica Amministrazione per la programmazione, la gestione, il monitoraggio, il controllo e la valutazione di programmi nazionali ed europei, nei processi di cambiamento, ponendo al centro dell’intervento il rafforzamento della capacità istituzionale, organizzativa ed amministrativa e il coinvolgimento delle risorse umane nei processi innovativi, nonché supportare la pubblica amministrazione per attività di internazionalizzazione e di marketing territoriale, analisi e semplificazione dei processi organizzativi e dei flussi informativi, ottimizzazione e semplificazione delle procedure amministrative; progettazione e sviluppo di sistemi di e-government.

2.     I DESTINATARI DEL CODICE ETICO DELLA SOCIETÀ

Archidata ha adottato il presente Codice per formalizzare i valori etici fondamentali cui si ispira ed ai quali sono tenuti ad attenervisi tutti coloro che operano in nome e/o per conto della Società. A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, sono da ritenersi destinatari del Codice:

•     Soggetti che svolgono funzioni di gestione, amministrazione, direzione e controllo (Amministratore Unico, responsabili di funzione, ecc..);

•     procuratori e titolari di deleghe che agiscono in nome e/o per conto della Società;

•     Dipendenti (ivi inclusi i Dirigenti);

•     Consulenti, Collaboratori, Agenti, Fornitori e Appaltatori.

I soggetti così individuati sono di seguito definiti “Destinatari”, tenuti all’osservanza delle prescrizioni del Codice Etico.

Tale osservanza costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali dei Dipendenti.

La violazione di una qualsiasi disposizione o principio del Codice da parte dei Destinatari costituisce, a seconda dei casi, un illecito disciplinare (sanzionabile nel rispetto della normativa applicabile, nonché di quanto previsto dal Modello organizzativo, adottato ai sensi del Decreto) e/o un inadempimento contrattuale e può comportare il risarcimento dei danni eventualmente derivanti da tale violazione nei confronti della Società.

3.     I CONTENUTI DEL CODICE ETICO

Il Codice Etico è costituito:

·      dai principi etici generali che individuano i valori di riferimento nelle attività aziendali;

·      dai criteri di condotta verso ciascun stakeholder, che forniscono le linee guida e le norme alle quali i soggetti destinatari del Codice sono tenuti ad attenersi;

·      dai meccanismi di attuazione che delineano il sistema di controllo per la corretta applicazione del Codice Etico e per il suo continuo miglioramento.

3.1 Contenuti minimi del Codice etico in relazione ai reati dolosi

L’ente ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui esso opera. Ogni dipendente dell’ente deve impegnarsi al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui l’ente opera. Tale impegno dovrà valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con l’ente. Quest’ultimo non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio.

I dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti, pertanto l’ente è tenuto a informarli nel caso di incertezze sul tema.

L’ente dovrà assicurare un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua sulle problematiche attinenti al codice etico. Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.

Tutte le azioni e le operazioni dell’ente devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.

Per ogni operazione vi deve essere un supporto documentale idoneo a consentire, in ogni momento, l’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa.

Per quanto concerne i principi base, relativamente ai rapporti con gli interlocutori dell’ente, vale a dire la Pubblica Amministrazione e pubblici dipendenti, si considerano atti di corruzione sia i pagamenti illeciti/elargizione di utilità fatti direttamente da enti italiani o da loro dipendenti, sia i pagamenti illeciti/elargizione di utilità fatti tramite persone che agiscono per conto di tali enti, sia in Italia che all’estero.

Non è consentito offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti, sia italiani che di altri paesi, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso, di modico valore. Numerosi enti pubblici hanno adottato propri codici di autoregolamentazione, nei quali spesso prevedono, per tutto il personale, il divieto di ricevere omaggi o di accettare regalie maggiori rispetto a un valore economico definito. L’impresa può esaminare i documenti adottati dagli enti pubblici con cui entra in contatto, al fine di sensibilizzare i propri dipendenti al rispetto di eventuali regole più stringenti e/o diverse, di cui l’ente pubblico si sia dotato.

Si proibisce di offrire o di accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione.

In quei paesi dove è nel costume offrire doni a clienti o altri, è possibile agire in tal senso quando questi doni siano di natura appropriata e di valore modico, ma sempre nel rispetto delle leggi. Ciò non deve comunque mai essere interpretato come una ricerca di favori.

Quando è in corso una qualsiasi trattativa, richiesta o rapporto con la Pubblica Amministrazione, il personale incaricato non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari che trattano o prendono decisioni per conto della Pubblica Amministrazione.

Nel caso specifico dell’effettuazione di una gara con la Pubblica Amministrazione si dovrà operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale.

Se l’ente utilizza un consulente o un soggetto “terzo” per essere rappresentato nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, si dovrà prevedere che nei confronti del consulente e del suo personale o nei confronti del soggetto “terzo” siano applicate le stesse direttive valide anche per i dipendenti dell’ente.

Inoltre, l’ente non dovrà farsi rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da un consulente o da un soggetto “terzo” quando si possano creare conflitti d’interesse.

Nel corso di una trattativa, richiesta o rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione non vanno intraprese (direttamente o indirettamente) le seguenti azioni:

·      esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale;

·      offrire o in alcun modo fornire omaggi anche sotto forma di promozioni aziendali riservate ai soli dipendenti o attraverso ad esempio il pagamento di spese viaggi;

·      sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.

Possono inoltre sussistere divieti legati ad assumere, alle dipendenze dell’ente, ex impiegati della Pubblica Amministrazione (o loro parenti), che abbiano partecipato personalmente e attivamente alla trattativa o al rapporto.

Qualsiasi violazione effettiva o potenziale commessa da soggetti interni all’ente o da terzi va segnalata tempestivamente alle funzioni interne competenti.

3. 2 Contenuti minimi del Codice etico in relazione ai reati colposi

L’impresa dovrebbe esplicitare e rendere noti i principi e criteri fondamentali in base ai quali vengono prese le decisioni, di ogni tipo e ad ogni livello, in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Tali principi e criteri, anche alla luce dell’articolo 15 del decreto 81 del 2008 possono così individuarsi:

a.      eliminare i rischi e, ove ciò non sia possibile, ridurli al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnologico;

b.      valutare tutti i rischi che non possono essere eliminati;

c.      ridurre i rischi alla fonte;

d.      rispettare i principi ergonomici e di salubrità nei luoghi di lavoro nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro, nella definizione dei metodi di lavoro e di produzione, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo;

e.      sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;

f.       programmare le misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche attraverso l’adozione di codici di condotta e buone prassi;

g.      dare la priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale;

h.      impartire adeguate istruzioni ai lavoratori.

Tali principi sono utilizzati dall’impresa per prendere le misure necessarie per la protezione della sicurezza e salute dei lavoratori, comprese le attività di prevenzione dei rischi professionali, d’informazione e formazione, nonché l’allestimento di un’organizzazione e delle risorse necessarie.

In relazione alle attività a possibile impatto ambientale, il Codice etico deve enunciare chiaramente l’impegno dei vertici aziendali a rispettare la legislazione in materia ambientale e ad attuare misure preventive per evitare o quantomeno minimizzare l’impatto ambientale.

La condivisione di questi valori va estesa anche ad altri soggetti estranei alla compagine aziendale, legati all’impresa da rapporti negoziali, mediante clausole contrattuali specifiche.

In particolare, nel Codice etico l’impresa può proporsi di:

a.      adottare le misure atte a limitare e - se possibile - annullare l’impatto negativo dell’attività economica sull’ambiente non solo quando il rischio di eventi dannosi o pericolosi sia dimostrato (principio dell’azione preventiva), ma anche quando non sia certo se e in quale misura l’attività di impresa esponga l’ambiente a rischi (principio di precauzione);

b.      privilegiare l’adozione di misure atte a prevenire eventuali pregiudizi all’ambiente, piuttosto che attendere il momento della riparazione di un danno ormai realizzato;

c.      programmare un accurato e costante monitoraggio dei progressi scientifici e dell’evoluzione normativa in materia ambientale;

d.      promuovere i valori della formazione e della condivisione dei principi del codice tra tutti i soggetti operanti nell’impresa, apicali o sottoposti, affinché si attengano ai principi etici stabiliti, in particolare quando devono essere prese delle decisioni e, in seguito, quando le stesse vanno attuate.

3.3 Valore contrattuale del Codice

L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti dell’azienda ai sensi e per gli effetti degli articoli 2104, 2105 e 2106 del Codice Civile.

La grave e persistente violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con l’azienda e può portare ad azioni disciplinari e di risarcimento del danno, fermo restando, per i lavoratori dipendenti, il rispetto delle procedure previste dall’art. 7 della L. 300/1970 (Statuto dei lavoratori) e dai contratti collettivi di lavoro.

3.4 Aggiornamenti del Codice

Con delibera dell’Amministratore, il Codice può essere modificato ed integrato, anche sulla scorta dei suggerimenti e delle indicazioni provenienti dall’Organismo di Vigilanza.

4.            I PRINCIPI FONDAMENTALI

4.1      Il rispetto delle leggi

La Società rispetta pienamente le leggi comunitarie, nazionali, regionali, nonché i regolamenti vigenti. Tutti i Destinatari sono tenuti ad osservare e rispettare le norme dell’ordinamento giuridico in cui operano e devono astenersi dal commettere violazioni.

4.2      Antidiscriminazione ed integrità

I Destinatari del presente Codice devono riconoscere e rispettare la dignità personale, la sfera privata ed i diritti della personalità di qualsiasi individuo.

Nello svolgimento delle proprie funzioni i Destinatari tengono una condotta ispirata alla trasparenza ed all’integrità morale e, in particolare, ai valori di onestà, correttezza e buona fede.

I Destinatari lavorano con colleghi di qualsiasi nazionalità, cultura, religione, razza e ceto sociale. Conformemente alla politica di Archidata, non sono tollerate discriminazioni di alcun genere.

4.3      Efficacia, efficienza ed economicità

La Società svolge la propria attività secondo criteri di efficacia, efficienza ed economicità e ogni Destinatario deve acquisire la necessaria conoscenza delle norme di legge e regolamentari applicabili allo svolgimento delle proprie funzioni.

4.4      Diligenza professionale e spirito di collaborazione

La condotta di ciascun Destinatario determina la qualità, l’efficienza dell’organizzazione e la reputazione della Società. Ogni Destinatario svolge i propri compiti con adeguata professionalità richiesta, per l’appunto, dalla natura del ruolo e delle funzioni esercitate, adoperando il massimo impegno e svolgendo con diligenza le necessarie attività di approfondimento ed aggiornamento.

4.5      Tracciabilità

Al fine di assicurare la tracciabilità e di consentire un controllo in ordine alle motivazioni sottese ad ogni scelta e delle caratteristiche dell'operazione stessa, tanto in fase autorizzativa, quanto in fase di effettuazione, registrazione e verifica, ciascun Destinatario deve conservare adeguata documentazione di ogni operazione effettuata

4.6      Riservatezza dei dati sensibili

Il rispetto del principio di trasparenza e riservatezza comporta che Archidata si impegni:

·        a diffondere informazioni veritiere, complete, trasparenti e comprensibili;

·        ad aggiornare, divulgare e far rispettare la “Policy” emanata in merito alla gestione, il trattamento e la comunicazione al pubblico delle informazioni riservate e di quelle privilegiate, alla cui osservanza richiama i Destinatari;

·        a tutelare la riservatezza dei dati e delle informazioni di cui i Destinatari possono trovarsi in possesso;

·        a considerare la riservatezza delle informazioni e dati acquisiti nell’esercizio di tutte le attività, quale principio cardine dell’attività societaria, oltreché fondamentale per la reputazione della società e la fiducia che in quest'ultima ripongono gli utenti, i committenti e la clientela.

A tale principio tutti i dipendenti e/o collaboratori che a qualsiasi titolo operano in nome e per conto della società sono tenuti ad attenersi rigorosamente, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro o di collaborazione comunque intervenuto. E' pertanto espressamente vietato comunicare, diffondere o fare uso improprio di dati, informazioni o notizie riservate riguardanti soggetti terzi in genere, coi quali la società intrattiene, o è in procinto di intrattenere, relazioni d’affari.

I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni, trascuratezze della contabilità o della documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano, sono tenuti a riferire i fatti all’Organismo di Vigilanza.

4.7      Conflitti di interesse

Ogni Destinatario, nell’espletamento delle proprie funzioni è obbligato, ai sensi del contratto di lavoro o di specifiche disposizioni contrattuali, a cercare di evitare l’instaurarsi di situazioni di conflitto d’interesse.

Sono da considerarsi in conflitto, tra le altre, le seguenti situazioni:

·        cointeressenza (palese od occulta) in attività di concorrenti;

·        strumentalizzazione della propria posizione funzionale per il perseguimento di interessi in contrasto con quelli della Società o per il perseguimento di interessi anche di natura personale;

I Destinatari sono obbligati, ai sensi del contratto di lavoro o di specifiche disposizioni contrattuali, ad informare l’Organismo di Vigilanza di ogni situazione potenzialmente idonea a generare un conflitto di interessi o comunque a pregiudicare la capacità del Destinatario di assumere decisioni nel migliore interesse della Società e determina altresì per questi l’obbligo di astenersi dal compiere atti connessi o relativi a tale situazione.

4.8      Concorrenza leale

Archidata osserva le norme vigenti in materia di concorrenza nei paesi in cui opera, ed intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e predatori, che possano integrare forme di concorrenza sleale. In particolare la Società richiede ai Destinatari del Codice Etico di astenersi da pratiche (quali a titolo esemplificativo creazione di cartelli, limitazione alla produzione o alla vendita, accordi condizionanti, ecc.) tali da rappresentare una violazione delle disposizioni sulla concorrenza, e dall’essere coinvolti, sia personalmente sia tramite terzi, in iniziative o contatti tra concorrenti (a titolo di esempio, non esaustivo: discussioni sui prezzi o quantità, suddivisione di mercati, limitazioni di produzione o di vendite, accordi per ripartirsi clienti, scambi di informazioni sui prezzi, ecc.) che possano apparire come violazioni delle normative poste a tutela della concorrenza e del mercato.

4.9 Tutela ambientale

La società rispetta le prescrizioni in materia ambientale dettate dalla normativa di riferimento. L’azienda promuove, infatti, politiche di erogazione dei servizi che contemplano esigenze di sviluppo economico e creazione di valore, proprie dell’attività di impresa e ad esso riconducibili, con le esigenze di rispetto e salvaguardia dell’ambiente.

Rispetta le leggi e i regolamenti vigenti in materia ambientale in ogni paese dove svolge la sua attività e contribuisce allo sviluppo sostenibile del territorio, anche attraverso l’uso delle migliori tecnologie disponibili, il costante monitoraggio dei processi aziendali, nonché l’individuazione delle soluzioni organizzative di minore impatto ambientale.

5.     SISTEMA DI GOVERNO DELL’AZIENDA

Il sistema di governo adottato dall’azienda è conforme alla normativa vigente ed è in linea con i più autorevoli indirizzi e con le migliori prassi esistenti in materia; esso è volto ad assicurare la massima e più equilibrata collaborazione tra le sue componenti attraverso un contemperamento armonico dei diversi ruoli di gestione, di indirizzo e di controllo.

Allo stato attuale, il sistema di governo di Archidata è costituito dalla presenza di un Amministratore Unico, a cui riportano direttamente i responsabili di funzione. È presente come organo di controllo un Revisore Legale. Risulta inoltre conferita una procura speciale al direttore amministrativo, allo scopo di conferire i poteri necessari all’esercizio delle attività di impresa. Il sistema risulta orientato a garantire una conduzione responsabile della società e trasparente nei confronti del mercato, nella prospettiva di creazione del valore per i soci e del perseguimento degli obiettivi aziendali.

I componenti degli organi aziendali devono uniformare la propria attività ai principi di correttezza ed integrità, astenendosi dall’agire in situazioni di conflitto di interesse nell’ambito dell’attività da loro svolta nell’azienda.

È richiesta la loro partecipazione assidua ed informata all’attività dell’azienda; essi sono tenuti a fare un uso riservato delle informazioni di cui vengono a conoscenza per ragioni di ufficio e non possono avvalersi della loro posizione per ottenere regalie e vantaggi personali, diretti od indiretti; ogni attività di comunicazione deve rispettare le leggi e le pratiche di corretta condotta e deve essere volta a salvaguardare le informazioni coperte da riservatezza.

L’Organo Amministrativo adempie alle proprie funzioni con professionalità, autonomia, indipendenza e con senso del dovere e di responsabilità verso la società, la proprietà ed i terzi.

Gli obblighi di lealtà e riservatezza vincolano tali soggetti anche successivamente alla cessazione del rapporto con l’azienda.

La società adotta, in ragione delle attività e della complessità organizzativa, un sistema di deleghe di poteri e funzioni che preveda, in termini espliciti e specifici, l’attribuzione degli incarichi a persone dotate di idonea capacità e competenza.

6. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

Nel rispetto della normativa vigente e nell’ottica della pianificazione e della gestione delle attività aziendali tese all’efficienza, alla correttezza, alla trasparenza ed alla qualità, Archidata s.r.l. adotta misure organizzative e di gestione idonee a prevenire comportamenti illeciti o comunque contrari alle regole di questo Codice da parte di qualunque soggetto che agisca per l’azienda.

In relazione all’estensione dei poteri delegati, la società attua modelli di organizzazione, gestione e controllo che prevedano misure idonee a garantire lo svolgimento delle attività nel rispetto della legge e delle regole di comportamento del presente Codice, a scoprire ed eliminare tempestivamente le situazioni di rischio.

Per la verifica e l’applicazione delle norme contenute nel presente Codice è istituito un apposito Organismo di Vigilanza.

L’Organismo di Vigilanza assiste l’Amministratore Unico ed i responsabili di funzione nella fissazione e nell’aggiornamento degli indirizzi del sistema di controllo interno, nella valutazione sull’adeguatezza e sull’effettivo funzionamento del medesimo e nella analisi dei rischi aziendali e svolge gli ulteriori compiti successivamente indicati nel presente Codice.

I modelli di organizzazione, al fine di prevenire il rischio di commissione dei reati dai quali possa derivare la responsabilità della società ai sensi del D.Lgs. 231/2001 prevedono che:

a)    siano individuate, quali attività nel cui ambito possono essere commessi reati, tutte le attività aziendali riconducibili ai processi principali ed ai processi di supporto;

b)    siano definite le responsabilità riferite all’attuazione ed al relativo controllo;

c)    siano attribuite le funzioni di Audit all’Organismo di Vigilanza, al quale vengono riportate segnalazioni, eventuali violazioni, risultati di verifiche.

L’Organismo di Vigilanza verifica periodicamente l’adeguatezza e l’effettivo funzionamento del sistema di controllo interno ed esegue gli interventi ritenuti necessari ed opportuni per assicurarne il miglior funzionamento.

Tale sistema si avvale di una attività di controllo svolta dalle singole funzioni rispetto ai procedimenti ed alle attività di propria competenza e dell’attività delle funzioni di Audit attribuite all’Organismo di Vigilanza nell’ambito delle specifiche competenze.

Esse hanno il compito di valutare e contribuire al miglioramento dei processi di risk management e di governance, verificando il sistema di controllo interno in tema di efficacia ed efficienza delle operazioni, di salvaguardia del patrimonio aziendale nonché di conformità a leggi, regolamenti e procedure interne.

7. RAPPORTO CON I SOCI

Archidata s.r.l., consapevole dell’importanza del ruolo rivestito dal socio, si impegna a fornire informazioni accurate, veritiere e tempestive ed a migliorare le condizioni della sua partecipazione, nell’ambito delle sue prerogative, alle decisioni societarie.

Costituisce impegno dell’azienda tutelare ed accrescere il valore della propria attività, a fronte dell’impegno posto dai soci con i loro investimenti, attraverso la valorizzazione della gestione, il perseguimento di elevati standard negli impieghi produttivi e della solidità del patrimonio. L’azienda si impegna altresì a salvaguardare e custodire le risorse ed i beni aziendali.

8. RAPPORTI CON IL PERSONALE

La società riconosce il valore delle risorse umane, il rispetto della individualità dei lavoratori e l’importanza del loro contributo all’attività di azienda.

Archidata assicura il rispetto dei contratti collettivi di lavoro e delle norme previdenziali, assicurative ed assistenziali del settore.

La gestione del rapporto di lavoro è orientata a favorire la crescita professionale di ciascun dipendente oltreché delle relative competenze.

È vietata ogni discriminazione razziale, di sesso, di nazionalità, di religione, di lingua, sindacale o politica, nell’assunzione, nella retribuzione, nelle promozioni o nel licenziamento nonché ogni forma di favoritismo.

8.1 Sicurezza e salute

L’azienda si impegna a tutelare l’integrità morale e fisica dei dipendenti, dei consulenti e dei clienti. A tal fine promuove comportamenti responsabili adottando tutte le misure di sicurezza necessarie al fine di garantire un ambiente lavorativo sicuro e salubre, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione.

8.2 Tutela della persona

In un’ottica di rispetto altrui, Archidata s.r.l. si impegna a garantire un ambiente di lavoro collaborativo e privo di qualsiasi comportamento discriminatorio riguardante razza, religione, sesso, opinioni politiche e sindacali, inclinazioni sessuali, età, origine, handicap o altri fattori, estranei alla sfera lavorativa.

L’azienda esige la collaborazione di tutti al fine di mantenere un clima di rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno.

Non sono ammesse nelle relazioni di lavoro molestie di alcun tipo comprese quelle sessuali.

A mero titolo esemplificativo e non esaustivo, si riportano i seguenti comportamenti vietati, in quanto nuocerebbero all’ambiente di lavoro determinando, altresì, conseguenze spiacevoli per l’intera organizzazione:

·      Minacce

·      Comportamenti Violenti

·      Possesso di armi di qualunque tipo

·      Uso di registratori, inclusi videotelefoni o macchine fotografiche per scopi diversi da quelli approvati dai responsabili di funzione

·      Uso, distribuzione, vendita o possesso di droghe o altre sostanze stupefacenti, che non abbiano ad essere assunte per ragioni mediche.

Inoltre, il lavoratore non deve restare nei locali della società è sotto l’influenza di bevande alcoliche o droghe o altre sostanze stupefacenti assunte non per uso medico.

La società non tollera alcun atteggiamento intimidatorio o discriminante e adotterà misure disciplinari adeguate nei confronti di coloro che assumessero tali atteggiamenti o abusassero della propria posizione di autorità all’interno dell’azienda.

I dipendenti che ritengono di aver subito discriminazioni possono riferire l’accaduto all’apposito Organismo di Vigilanza.

I responsabili di funzione che dovessero “avere notizia” o “sospettare” la violazione di norme del presente Codice, debbono riferire “tempestivamente” all’Organismo di Vigilanza.

I responsabili debbono altresì vigilare per impedire qualunque tipo di ritorsione contro chiunque fornisca notizie in ordine alla violazione di norme etiche e/o procedure interne o collaboratori nelle indagini all’uopo svolte.

8.3 Selezione del personale

La selezione del personale avviene nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia ed è subordinata alla verifica della piena competenza dei candidati rispetto ai profili professionali richiesti dall’azienda, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.

8.4 Assunzione

L’assunzione del personale avviene sulla base di regolari contratti di lavoro.

8.5 Doveri del personale

Il personale, come già precisato nell’incipit introduttivo, deve impegnarsi a rispettare gli obblighi previsti dal presente Codice ed attenersi, nell’espletamento dei relativi compiti, al rispetto della legge improntando la propria condotta ai principi di integrità, correttezza, fedeltà e buona fede.

Il personale che dovesse “avere notizia” o “sospettare” la violazione di norme del presente Codice, deve riferire in prima istanza al suo responsabile, in sua assenza o qualora la segnalazione rimanga disattesa, direttamente (verbalmente o per iscritto) all’Organismo di Vigilanza.

8.6 Ulteriori doveri, scritture contabili e registrazioni

Coloro ai quali è affidato il compito di tenere le scritture contabili sono tenuti ad effettuare ogni registrazione in modo accurato, completo, veritiero e trasparente ed a consentire eventuali verifiche da parte di soggetti, anche esterni, a ciò preposti.

Le evidenze contabili devono basarsi su informazioni precise e verificabili e devono rispettare pienamente le procedure interne in materia di contabilità.

Ogni scrittura deve permettere di ricostruire la relativa operazione e deve accompagnarsi ad una adeguata documentazione.

Tutte le azioni riguardanti l’attività di azienda devono risultare da adeguate registrazioni che consentano di operare verifiche e controlli sul processo di decisione, autorizzazione e svolgimento. Chiunque venga a conoscenza di eventuali omissioni, errori o falsificazioni è tenuto a darne notizia all’apposito Organismo di Vigilanza.

8.7 Beni aziendali

Il dipendente usa e custodisce con cura i beni di cui dispone per ragioni di ufficio. Non è ammesso l’utilizzo difforme di beni e/o risorse di proprietà dell’azienda.

Ogni dipendente è direttamente e personalmente responsabile della protezione e dell’utilizzo legittimo dei beni e delle risorse a lui affidate per lo svolgimento delle proprie funzioni ed Archidata adotta tutte le misure necessarie al fine di impedire utilizzi distorti degli stessi.

8.8 Uso dei sistemi informatici

Per quanto concerne l’utilizzo dei sistemi informatici ogni dipendente è responsabile della sicurezza dei sistemi utilizzati ed è soggetto alle disposizioni normative in vigore ed alle condizioni dei contratti di licenza.

Salvo quanto previsto dalle leggi civili e penali, rientra nell’uso improprio dei beni e delle risorse aziendali l’utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro o per inviare messaggi offensivi o che possano arrecare danno all’immagine dell’azienda.

Ogni dipendente è altresì tenuto a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l’uso degli strumenti informatici.

8.9 Regali, omaggi ed altre utilità

Il dipendente non può chiedere, per sé o per altri, regali o altre utilità, né accettare questi ultimi, salvo quelli d’uso di modico valore o conformi alle normali pratiche commerciali e di cortesia, da chiunque abbia tratto o che comunque possa trarre benefici dall’attività dell’azienda.

Il dipendente non può altresì offrire regali o altre utilità a tutti quei soggetti da cui possa acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile alla società. Non possono essere attribuiti vantaggi illeciti a clienti o fornitori pubblici e privati. I regali ed i vantaggi offerti ma non accettati, che eccedano il valore modico, devono essere segnalati per consentire una adeguata valutazione all’Organismo di Vigilanza dell’azienda.

8.10 Obblighi di informazione

Tutti i dipendenti sono tenuti a riferire con tempestività e riservatezza al diretto Responsabile ogni notizia di cui siano venuti a conoscenza nell’espletamento delle loro attività lavorative, circa violazioni di norme giuridiche, del Codice Etico o altre disposizioni aziendali che possano, a qualunque titolo, coinvolgere la società.

I Responsabili devono vigilare sull’operato dei collaboratori assegnati e devono informare l’Organismo di Vigilanza di ogni possibile violazione delle predette norme.

8.11  Obblighi dei collaboratori

Le disposizioni di cui ai punti precedenti sono estese a tutti gli eventuali collaboratori, consulenti, agenti e mandatari dell’azienda.

8.12 Salute e sicurezza sul lavoro

Archidata si impegna a predisporre e mantenere ambienti di lavoro sicuri e salubri nel rispetto della normativa antinfortunistica vigente nei paesi in cui opera e a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza e salute sul lavoro sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.

9. RAPPORTI CON I CLIENTI

9.1 Uguaglianza ed imparzialità

Nei rapporti con i clienti, la società assicura il rispetto dei principi di uguaglianza ed imparzialità, instaurando con i medesimi un rapporto caratterizzato da elevata professionalità ed improntato alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia, alla ricerca ed all’offerta della massima collaborazione.

La soddisfazione dei propri Clienti rappresenta un obiettivo fondamentale per Archidata e, a tal fine, la società è impegnata a garantire la qualità dei servizi erogati.

9.2 Contratti e comunicazioni

I contratti e le comunicazioni con i Clienti devono essere:

·      chiari e semplici, formulati con il linguaggio più vicino possibile a quello della clientela diffusa;

·      conformi alle normative vigenti.

L’azienda si impegna a comunicare tempestivamente e nel modo più appropriato ogni informazione relativa ad eventuali modifiche e variazioni nella prestazione del servizio erogato.

L’azienda si impegna a favorire l’interazione con i clienti attraverso la gestione e la risoluzione rapida di eventuali reclami e/o avvalendosi di appropriati sistemi di comunicazione.

La società tutela la privacy dei propri Clienti, secondo le norme vigenti in materia, impegnandosi a non comunicare, né diffondere, i relativi dati personali, economici e di consumo, fatti salvi gli obblighi di legge.

10. RAPPORTI CON I FORNITORI

10.1 Scelta del fornitore

 La selezione dei fornitori di beni e servizi, o comunque l’acquisito di beni e servizi di qualsiasi tipo sono effettuati sulla base di criteri oggettivi e documentabili, improntati alla ricerca del miglior equilibrio tra vantaggio economico e qualità della prestazione.

Ogni procedura di selezione deve essere espletata nel rispetto delle più ampie condizioni di concorrenza ed ogni eventuale deroga a tale principio deve essere autorizzata e motivata.

Nei rapporti con i Fornitori, la società si ispira a principi di trasparenza, eguaglianza, lealtà e libera concorrenza. In particolare, nell’ambito di tali rapporti i Destinatari sono tenuti a:

·     assicurare che sia svolta, prima del conferimento dell’incarico di fornitura, un’attività di due diligence  sulla controparte;

·     instaurare relazioni efficienti, trasparenti e collaborative, mantenendo un dialogo aperto e onesto in linea con le migliori consuetudini commerciali;

·     ottenere la collaborazione dei Fornitori nell’assicurare costantemente il più conveniente rapporto tra qualità, costo e tempi di consegna;

·      esigere l’applicazione delle condizioni contrattualmente previste;

·     richiedere ai Fornitori di attenersi ai principi del presente Codice Etico e includere nei contratti apposita previsione;

·      operare nell’ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto.

10.2 Trasparenza

Le relazioni con i fornitori dell’azienda, comprensive dei contratti finanziari e di consulenza, sono regolate dalle norme del presente Codice e sono oggetto di costante ed attento monitoraggio da parte della società anche sotto il profilo della congruità delle prestazioni o dei beni forniti rispetto al corrispettivo pattuito.

Attraverso il suo sistema Informativo gestionale, e le procedure organizzative esistenti, la società è in grado di documentare l’intera procedura di selezione e di acquisto tali da consentire la ricostruzione di ogni operazione.

10.3 Correttezza e diligenza nell’esecuzione dei contratti

La società ed il fornitore devono operare al fine di costruire un rapporto collaborativo e di reciproca fiducia.

11. RAPPORTI CON GLI ENTI PUBBLICI

I rapporti con la Pubblica Amministrazione e con le Autorità che svolgono funzioni di vigilanza sono ispirati ai principi di integrità, correttezza, veridicità, trasparenza, efficienza e collaborazione. Nello specifico, a mero titolo esemplificativo, si indicano di seguito, i comportamenti vietati:

•       promettere, offrire o in alcun modo versare o fornire somme, beni in natura, donazioni, sponsorizzazioni, offerte di impiego o altri benefici (salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore e comunque conformi ragionevoli e proporzionati avuto riguardo alle specifiche circostanze), anche a seguito di illecite pressioni, a pubblici funzionari, a soggetti che vantino relazioni con i medesimi o ad interlocutori privati con la finalità di promuovere o favorire gli interessi della Società; 

•       tenere ed intraprendere tali comportamenti ed azioni nei confronti di coniugi, parenti od affini delle persone sopra descritte;

•       tenere comportamenti comunque intesi ad influenzare impropriamente le decisioni dei funzionari che trattano o prendono decisioni per conto della Pubblica Amministrazione; tali comportamenti dovrebbero essere evitati durante tutto il corso del rapporto;

•       fornire o promettere di fornire, sollecitare o ottenere informazioni e/o documenti riservati o comunque tali da poter compromettere l’integrità o la reputazione di una od entrambe le parti in violazione dei principi di trasparenza e correttezza professionale.

I comportamenti descritti sono vietati sia nel corso del rapporto con la Pubblica Amministrazione o con la controparte privata, sia una volta che questi siano conclusi. I Destinatari non possono utilizzare fondi propri al fine di aggirare le disposizioni del presente Codice.

Ogni attività di lobby dovrà essere conforme con la normativa applicabile e con i regolamenti.

Rapporti con partiti politici ed organizzazioni sindacali

I rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali e altre associazioni portatrici di interessi sono tenuti nel rispetto delle norme del presente Codice, avendo particolare riguardo ai principi di integrità, correttezza, veridicità, trasparenza, imparzialità ed indipendenza.

Nei rapporti con tali categorie sono vietati i comportamenti e le azioni descritti al paragrafo precedente ed in quello successivo.

Sono consentite forme di collaborazione di tipo strettamente istituzionale finalizzate a contribuire alla realizzazione di eventi o di attività, quali l’effettuazione di convegni, seminari, studi, ricerche, ecc., sempreché non finalizzate ad ottenere indebiti favori o comunque per perseguire scopi illeciti.

Alcun contributo politico potrà essere concesso senza la preventiva approvazione del Consiglio di Amministrazione, in conformità a tutte le leggi applicabili.

Regalie, benefici o altre utilità

È fatto divieto ai Destinatari di offrire, erogare, promettere o concedere a terzi nonché accettare o ricevere da terzi, direttamente o indirettamente, anche in occasioni di festività, benefici, beni in natura, donazioni, sponsorizzazioni, offerte d’impiego o altre utilità ed anche sotto forma di somme in denaro, beni o servizi. Sono consentiti solo donativi di modico valore direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia e comunque non finalizzati ad ottenere indebiti favori o perseguire scopi illeciti.

I predetti donativi devono essere tali da non poter ingenerare - nell’altra parte, ovvero, in un terzo estraneo ed imparziale - l’impressione che essi siano finalizzati ad acquisire o concedere indebiti vantaggi, ovvero tali da ingenerare comunque l’impressione d’illegalità o immoralità. In ogni caso, tali donativi devono essere sempre documentati in modo adeguato.

È comunque vietato ai Destinatari sollecitare l’offerta o la concessione, ovvero, l’accettazione o la ricezione, di donativi di qualsiasi genere, anche se di modico valore in caso l’attività possa essere percepita come un tentativo per ottenere un vantaggio sleale o se in grado di influenzare negativamente la reputazione della società.

In ogni caso, se le leggi o i regolamenti locali non consentono ad un soggetto pubblico di accettare un dono, un beneficio o altra utilità, questi non possono essere offerti indipendentemente dal valore.

Qualsiasi Destinatario che, nell’ambito delle proprie funzioni, stipuli contratti con terzi deve vigilare affinché tali contratti non prevedano o implichino donativi in violazione del presente Codice.

12. MODALITÀ DI ATTUAZIONE E DI CONTROLLO DEL CODICE ETICO

12.1 Istituzione dell’Organismo di Vigilanza

È istituito l’Organismo di Vigilanza per il controllo interno avente il compito di vigilare sull’attuazione ed il rispetto del presente Codice e sui modelli di organizzazione e gestione, sulla loro effettività, adeguatezza e capacità di mantenere nel tempo i requisiti di funzionalità e solidità richiesti dalla legge. In particolare, l’Organismo di Vigilanza:

Ø ha la responsabilità di esprimere pareri vincolanti riguardo alle problematiche di natura etica che potrebbero insorgere nell’ambito delle decisioni aziendali ed alle presunte violazioni del Codice Etico ad esso riferite dai Responsabili;

Ø deve seguire la revisione periodica del Codice Etico e dei suoi meccanismi di attuazione anche attraverso la presentazione di proposte di adeguamento;

Ø ha il compito di impostare ed approvare il piano di comunicazione e formazione etica.

12.2 Composizione dell’Organismo di Vigilanza

L’Organismo di Vigilanza è un organo dell’azienda dotato di indipendenza, di piena autonomia di azione e di controllo, la cui attività è caratterizzata da professionalità ed imparzialità, al quale è attribuita tale carica attraverso apposito atto deliberativo del Consiglio di Amministrazione.

I membri dell’Organo di Vigilanza durano in carica secondo quanto stabilito dall’atto di nomina dell’Amministratore Unico e possono essere revocati dall’amministratore medesimo per giusta causa.

12.3 Funzione di Audit

Le funzioni di Audit sono attribuite all’Organismo di Vigilanza. Tale Organismo predispone il calendario di audit può delegare all’esecuzione degli stessi professionisti esterni o responsabili/esperti aziendali. I Responsabili aziendali di Area che ricevono eventuali segnalazioni, provenienti dalla struttura di riferimento, delle eventuali violazioni del Codice Etico, ne riferiscono all’Organismo di Vigilanza. L’Organismo di Vigilanza ha libero accesso ai dati, alla documentazione ed alle informazioni utili per lo svolgimento delle attività di competenza.

I Responsabili aziendali di Area sono tenuti a collaborare fattivamente per l’espletamento delle attività sopra indicate.

12.4 Segnalazioni

Tutti i soggetti interessati, interni ed esterni, sono tenuti a segnalare verbalmente o per iscritto (rispetto alla natura della violazione) ed in forma non anonima, eventuali inosservanze del presente Codice.

Gli autori interni di segnalazioni palesemente infondate sono soggetti a sanzioni di natura disciplinare, mentre gli autori esterni di segnalazioni palesemente infondate sono soggetti alle sanzioni previste dalla normativa vigente.

L’azienda tutela gli autori delle segnalazioni contro le eventuali ritorsioni cui possono andare incontro per aver riferito di comportamenti non corretti e ne mantiene riservata l’identità, fatti salvi gli obblighi di legge.

12.5 Sistema Disciplinare

La violazione delle norme del Codice Etico da parte dei suoi destinatari lede il rapporto di fiducia instaurato con l’azienda e può comportare l’irrogazione di sanzioni disciplinari, graduate con la “gravità della violazione”; mantenendo salva l’eventuale richiesta di risarcimento del danno.

Rispetto ai lavoratori dipendenti l’osservanza delle norme del Codice Etico è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali ai sensi e per gli effetti degli articoli 2104, 2105 e 2106 del Codice Civile e dei CCNL di categoria e contratti individuali.

I destinatari delle sanzioni possono essere:

·      Amministratore;

·      dipendenti (Dirigenti, Quadri, Impiegati, Operai);

·      terzi destinatari (Collaboratori esterni, Consulenti, Partners, Fornitori...);

·      membri OdV;

Gli illeciti disciplinari vengono raccolti (in modo diretto o indiretto) dall’OdV, che dopo gli opportuni accertamenti per la verifica delle infrazioni, proporrà l’applicazione delle sanzioni previste dal seguente modello all’organo preposto cui spetta la decisione finale sulla sanzione da applicare.